Im letzten Artikel ging es um die allgemein durch unser Intranet verbesserte Kommunikation in Eurer Verbindung. Kommen wir in diesem letzten Teil des Leitfadens noch zu ein paar schnellen allgemeinen Tipps.
Die Plattformnutzung während des Semesters
Wie bringst Du Deine Verbindung voran und sparst allen – vor allem Dir selbst – Zeit?!
Um den vollen Nutzen aus der Plattform zu ziehen und Dein Verbindungsleben digital zu verbessern, sollten so viele Mitglieder wie möglich aktiv mitwirken. Der kleine Schritt die Bequemlichkeit der alten Gewohnheiten zu verlassen, ist dabei die größte Hürde.
Hier ist eine kleine Übersicht, welche Aufgaben regelmäßig anstehen und wie sie den maximalen Mehrwert für Dich und die Gemeinschaft Deiner Verbindung schaffen.
Hinweis: Denke hier nicht an Stunden, sondern eher Minuten die Du investieren solltest, wenn Du Deinen Bund voranbringen möchtest!
Mit dieser Arbeit sparst Du Dir im Gegenzug z. B. die Stunden, in denen Du die Telefonnummern von einem AH für einen anderen AH raussuchst. Auf der anderen Seite spart sich der AH die Zeit, Dich deshalb zu kontaktieren und kann die Nummer selbst nachschlagen. So habt Ihr beide mehr Zeit für die wichtigen Dinge, z. B. ein nettes Telefonat über Eure Verbindung und nicht über Telefonnummern zu führen.
Eine Stunde an den richtigen Stellen in Dein Intranet investiert, schafft locker mehrere Stunden für Dich und andere.
Und nachdem sich die Gemeinschaft daran gewöhnt hat, geht es wie von selbst!
Dieser Teil des Leitfadens ist wie folgt gegliedert:
- Was ist während des Semesters sinnvoll?
- Weshalb ein Archiv, ich bin doch 20 Jahre alt?
- Der Digest – die Geheimwaffe Eurer Verbindung!
Was sollte getan werden?
“Neues von der Verbindung” – Regelmäßige Kommunikation
Stellt sicher, dass alle Mitglieder immer auf dem neuesten Stand sind. Ein “Newsletter” alle zwei Wochen (“Neues vom Haus”, „Updates aus Buxdehude“, …) in Form eines Eintrags im Forum bündelt die wichtigsten Ereignisse und informiert über anstehende Veranstaltungen, die letzten Eskapaden beim Bummeln oder spannende Neuigkeiten. Durch die gezielte Kommunikation bleibt niemand außen vor und die Verbindung zeigt auf, dass sie organisiert und lebendig ist. Natürlich kann der Bericht durch Anhänge und Fotos direkt im Text illustriert werden.
Tipp: Wechselt Euch bei der Erstellung des Newsletters ab, sodass die Verantwortung nicht an einer Person hängen bleibt. Nutzt dafür auch die Option dringende Benachrichtigung, um möglichst viele Mitglieder zu erreichen.
Pro-Tipp für den Senior: Nutze diese Berichte am Ende des Semesters für Deinen Seniorbericht in der Bundeszeitung 😉
Nach Veranstaltungen: Bilder hochladen
Veranstaltungen schaffen Erinnerungen, die Ihr als Verbindung festhalten und teilen solltet. Nach jeder Kneipe, Feier oder Aktivität sollten Bilder zu selbigen in Eurem Intranet hochgeladen werden. Weshalb?
Diese Fotos beleben das (digitale) Verbindungsleben und motivieren auch Mitglieder, die einen weite Anreiseweg haben oder schon lange nicht mehr adH waren, sich das Geschehen anzusehen – vielleicht sind sie deshalb das nächste Mal wieder dabei – der Zusammenhalt wächst. Fotos aus der Verbindung sind nicht nur wertvolle Erinnerungsstücke für die Zukunft, sondern auch ein visueller Beweis der Gemeinschaft und können für künftige Werbung oder Archive genutzt werden.
Tipp: Macht es Euch zur Routine, nach jeder Veranstaltung sofort die besten Fotos auszuwählen und hochzuladen. Regt auch andere Mitglieder an, Fotos hochzuladen, und legt vor Veranstaltungen fest, wer für ein paar schöne Schnappschüsse verantwortlich ist (“Fotofuchs”). Eine lebendige Galerie motiviert zur Teilnahme an zukünftigen Veranstaltungen … und wenn Ihr mal 60 seid, schaut ihr da auch sehr gerne wieder rein 😉
Wofür eine Dateiablage bzw. ein digitales Archiv?
Das digitale Archiv ist unverzichtbar für die langfristige Verwaltung und Erinnerung Deiner Verbindung. Statt wichtige Dokumente wie Protokolle, Satzungen oder historische Berichte auf verschiedenen Computern zu verstreuen, könnt Ihr sie an einem zentralen, digitalen Ort ablegen: Jeder hat Zugriff auf relevante Informationen, sei es für zukünftige Veranstaltungen, (vereins-)rechtliche Fragen oder Traditionspflege.
Dabei lässt sich für jeden Ordner festlegen, wer darin schreiben und lesen darf.
Ein gut gepflegtes digitales Archiv schafft Ordnung, spart Zeit und gewährleistet, dass kein Wissen verloren geht – gerade bei der Übergabe von Ämtern an jüngere Semester. Dies gibt Deiner Verbindung Struktur und erleichtert die Nachvollziehbarkeit wichtiger Entscheidungen.
Beispiele für Inhalte:
- Protokolle der Convente
- Unterlagen von Ausschüssen und Gremien
- Veranstaltungsplanung und Einladungen
- Chroniken und Berichte vergangener Semester
- Videos und/oder Interviews von Mitgliedern
- Archiv von Verbindungsperiodika (“Bundeszeitung”)
- “Archivalien des Monats”
Der Digest – Weshalb keine alten E-Mail-Verteiler mehr?
Im Folgenden nochmal ein paar Worte zum Digest.
Früher lief viel über E-Mail-Verteiler, doch diese Methode ist überholt und bringt viele Probleme mit sich. Dies hatten wir an anderer Stelle schon aufgegriffen, aber hier nochmal zusammengefasst: E-Mails gehen unter, wichtige Informationen landen im Spam oder sind schwer wiederzufinden. Hier kommt der Digest ins Spiel. Der Digest ist eine Zusammenfassung aller persönlich relevanten Forenbeiträge, Veranstaltungen, Änderung usw., die Ihr per E-Mail erhaltet. Jeder kann das Zustellungsintervall individuell selbst in seinen Einstellungen festlegen.
Das spart nicht nur Zeit, sondern macht es Dir und allen einfacher, den Überblick zu behalten. Keine endlosen E-Mail-Threads mehr, keine verpassten Informationen. Alles Wichtige wird in einem einzigen Digest gebündelt, was die Kommunikation deutlich effizienter macht.
Vorteile des Digests:
- Alles auf einen Blick: Alle relevanten Infos werden zusammengefasst und übersichtlich dargestellt.
- Weniger Spam: Du bekommst nur das, was wirklich wichtig ist, statt unzähliger E-Mails.
- Höhere Transparenz: Jedes Mitglied ist auf dem gleichen Stand, ohne dass Informationen verloren gehen.
Tipp: Gewöhne Dir an die Kommunikation von sinnvollen Informationen an verschiedene Personenkreise Deiner Verbindung über das Forum zu teilen und hilf damit nicht nur Dir, sondern auch anderen. Steter Tropfen hölt den Stein.
Fazit: Eure Verbindung (und Euer Intranet) lebt von Eurer Aktivität
Damit die Plattform ihre volle Stärke entfaltet, ist die regelmäßige Nutzung unerlässlich. Gerade von den Aktiven! Das heißt aber nicht Stunden, sondern schon Minuten im Monat sind ausreichend. Und denkt dran, Ihr erspart jedem anderen Mitglied Zeit und belebt Eure Verbindung!
Newsletter, Bilder und ein gepflegtes Digitalarchiv tragen dazu bei, dass Deine Verbindung digital organisiert und lebendig bleibt. Mit dem Digest und den weiteren Funktionen wird die interne Kommunikation effizienter und zugänglicher für alle Mitglieder. Nutzt die Plattform als Euer zentrales Werkzeug, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und den Spaß zu maximieren.
Nächste Schritte:
- Startet sofort mit dem ersten Newsletter und teilt die wichtigsten Neuigkeiten zum Semesterstart. (Gibt es neue Füchse?)
- Nach Eurer nächsten Veranstaltung: Fotos hochladen!
- Überprüft, ob alle wichtigen Dokumente bereits im digitalen Archiv abgelegt sind.
- Und vor allem: Viel Spaß, Erfolg und eine gute Zeit in diesem Semester!
„Auf ein ewiges vivat, crescat, floreat des Verbindungslebens!“
Der Starterleitfaden von Gaudeam, Habemus und Corpshaus 2.0:
- Gruppen und Ämter (25%) – Grundlagen verstehen
- Veranstaltungen (50%) – Die Basis
- Forum und Kommunikation (15%) – Zusammenhänge verstehen
- Sonstiges (10%) – Tipps und Tricks
Ob neues oder langjähriges Mitglied – mit diesen Tipps bist Du bestens vorbereitet!
Nun liegt der Fokus auf den Veranstaltungen, wo Gemeinschaft und Tradition gelebt werden. Dein Intranet hilft Dir dabei, alles reibungslos zu planen.
Fragen oder Anregungen? Schreib uns gerne an [email protected].
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Wir bauen diesen Leitfaden sukzessive aus, um Euch bei der Nutzung von Gaudeam, Corpshaus 2.0 und Habemus weiter zu unterstützen, damit Ihr den Mehrwert der Plattform bei Euch in der Verbindung weiter steigern könnt. Mit jedem Feedback von Euch erhöhen wir dadurch gemeinsam den Gesamtwert für alle!
Über uns
2014 haben zwei Verbindungsstudenten beschlossen das beste Intranet für Verbindungen zu schaffen.
Gaudeam ist daraus entstanden und vernetzt heute tausende Verbindungsstudenten weltweit auf moderne sowie effiziente Art und Weise.

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