Von 0 auf 2 in 64 Minuten

Mit diesem „Leitphaden“ wollen wir Dir zeigen, wie schnell und einfach Du als Admin in deinem Intranet mit weniger als 1 – 2 h Zeitaufwand pro Semester mehr Schwung in Deine Verbindung bringen kannst und folgenden Aktiven-Generationen die Organisation und Verwaltung erheblich erleichterst. Die Software ist komplex und kann viel, deshalb haben wir zur Orientierung diesen Starter-Leitphaden in vier Teile gegliedert:

  1. Gruppen und Ämter (25%) – Grundlagen verstehen
  2. Veranstaltungen (50%) – Die Basis
  3. Forum und Kommunikation (15%) – Zusammenhänge verstehen
  4. Sonstiges (10%) – Tipps und Tricks

Setzt Euch am besten einfach zu zweit kurz hin (vielleicht mit ein paar Biers). Themen 1 & 2 sind schneller durch, als Ihr denkt, das Gröbste ist geschafft und Ihr könnt wieder zufrieden in den Schankraum (oder die Bibliothek). 😉

1. Warum sind „Gruppen und Ämter“ für Eure Verbindung wichtig?

Eine gute Organisation sorgt für Klarheit und Struktur. Das ist auch im allgemeinen Leben der Fall und nichts Spezielles für Euer Intranet.
In einer Verbindung sind die Verwaltung und die Aufgabenverteilung oftmals komplex. Die Aufgaben (Semesterplanung, Stammtischeinladungen, …) bestehen auch ohne eine unterstützende Software, aber letztere erleichtert das Leben für alle ungemein. Hier kommen die Gruppen und Ämter ins Spiel, die dazu beitragen, dass

  • Verantwortungen zugeordnet sind, 
  • Informationen klar und zielgerichtet verteilt und 
  • wichtige Aufgaben effizient bearbeitet werden. 

Wer sich bisher vor der Nutzung dieser Funktionen gedrückt hat, sollte wissen: Die Einrichtung ist unkompliziert, der Nutzen jedoch enorm und meist äußerst nachhaltig, da sich an der Aufgabenverteilung über die Ämter hinweg nur selten etwas ändert.
Außerdem: Dank der ursprünglichen Ersteinrichtung des Intranets in Deiner Verbindung, sind vermutlich bereits >90% sowieso schon korrekt eingerichtet. 

Zeitaufwand pro Semester: im Regelfall <15 Minuten.

Dieser Beitrag ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

  1. Was können Gruppen? 
  2. Wie erstellt man Gruppen? 
  3. Warum und wie bearbeitet man Gruppen? 
  4. Sind unsere Ämter korrekt eingetragen? 
  5. Bonus: Amtsübergabe und Aufgaben erleichtern 

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1. Was können Gruppen?

Gruppen ermöglichen es Euch, bestimmte Aufgabenbereiche, Interessen oder Ämter in der Verbindung zu strukturieren. So könnt Ihr gezielt Informationen und Aufgaben an relevante Mitglieder weitergeben, ohne den gesamten Verbindungsapparat zu überfluten.

Egal, ob Ihr eine Gruppe für die Aktivitas, die AH-Chargen, die Mitglieder in Berlin oder spezielle Teams wie den Festausschuss einrichtet – jede Gruppe hat ihren eigenen Raum für Diskussionen, Dateien und Veranstaltungen. Dies reduziert für die anderen Mitglieder den Informationsfluss auf das Wesentliche und vermeidet unnötige E-Mail-Ketten. Alles findet sich an einem Ort.

2. Wie erstelle ich eine Gruppe?

Hier ein kurzes Erklärvideo

 

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Gruppe: 

  1. Logge Dich als Admin in das System ein und navigiere zum „Forum”. Auf der linken Seite findest Du eine Übersicht über alle Deine Gruppen. 
  2. Klicke hier ganz unten auf „Neue Gruppe erstellen“. 
  3. Hier kannst Du: 
    • der Gruppe einen sinnvollen Namen (z. B. “Orga Stiftungsfest 2025”) und eine Beschreibung geben, 
    • den Gruppentyp bestimmen (ein Amt ist auch eine Gruppe), 
    • die Gruppe in die Struktur bzw. Hierarchie Deiner Verbindung einordnen und 
    • einzelne Mitglieder oder komplette weitere Gruppen der neuen Gruppe zuordnen. 
  4. Schließe dann mit einem Klick auf “Änderung speichern” ab. 
  5. Nachdem Du die Gruppe erstellt hast, kannst Du noch weitere Einstellung treffen und die vorher getroffenen natürlich jederzeit ändern (vgl. Video). 

3. Wie bearbeite ich eine Gruppe?

Tempus fugit und Gruppen können sich verändern. Wenn sich die Zusammensetzung der Gruppen oder ihre Aufgaben ändern, kannst Du diese jederzeit bearbeiten:

  1. Navigiere ins “Forum” und wähle die zu bearbeitende Gruppe auf der linken Seite per Klick aus. 
  2. Nun klickst Du rechts auf das Schraubendreher-Symbol. 
  3. Hier (vgl. Bild unten) kannst Du neben den oben genannten Einstellungen v. a. 
    1. Die Kontrollgruppe anpassen und 
    2. ganz unten unter “Erweiterte Einstellungen” 
      1. die Gruppe (Amt = Gruppe) unter “Amts- und Funktionsinhaber” anzeigen lassen 
      2. und Berechtigungen verteilen. 
  4. Am Ende nicht “Änderung speichern” vergessen. 
Erweiterte Einstellungen von Gruppen in Gaudeam für Studentenverbindungen
Erweiterte Einstellungen von Gruppen in Gaudeam

So bleibt die Gruppe immer auf dem neuesten Stand und ist an die aktuellen Gegebenheiten der Verbindung angepasst.

4. Sind unsere Ämter richtig besetzt?

Ämter verteilen wichtige Verantwortungen innerhalb der Verbindung. Dein Intranet ist so konzipiert, dass es im besten Fall ein perfektes Abbild der realen Zuständigkeiten und Besetzungen widerspiegelt. Wenn da etwas nicht mehr ganz stimmt, muss vielleicht kurz nachjustiert werden.
Für einen geschmierten Verwaltungsapparat mit gegen 0 tendierender Reibung (a.k.a. keine nervigen und vermeidbaren Scherereien) ist es essenziell, dass die Ämter regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Im System und technisch gesehen sind Ämter wie Gruppen mit nur einem Mitglied zu verstehen.

  1. Um Dir einen Überblick über die Ämterbesetzung zu verschaffen, navigiere zu “Mein Corps/Bund/Verein” -> “Kontaktdaten”. Hier sind alle “Amts- und Funktionsinhaber” aufgeführt (bzw. sollten sie).
  2. Fährst Du über den Namen eines Amtsinhabers, erscheint ein Stiftsymbol, mit dem Du das Amt und damit auch den Inhaber bearbeiten kannst.
  3. Wenn Du die Änderungen vorgenommen hast, vergiss nicht, auf “Änderung speichern” zu klicken.
  • Sollte das Amt nicht in der Übersicht auftauchen, navigiere weiter zur “Corps-/Verbindungs-/Vereinsstruktur”, bewege die Maus über den Namen des zu verändernden Amtes (Ämtergruppen sind rot) und klicke auf das erscheinende “Bearbeiten”. Öffne dann die „erweiterten Einstellungen“ und korrigiere die Zahl bei „Position auf Seite …“ und speichere.

Eine gut strukturierte Ämterverteilung sorgt dafür, dass jede Aufgabe klar zugeordnet ist und keine Verantwortungen untergehen:

5. Bonus: Amtsübergabe und Aufgaben erleichtern

Die Chargen bei den Aktiven aber auch sonstige Ämter wechseln häufiger als unsere Regierung. Damit die Prozesse ohne Verluste ablaufen, sollte auch hier eine sinnvolle und effiziente Amtsübergabe stattfinden. Leider sieht die Realität nicht immer so aus, aber mit unserer Plattform kannst Du Dir und Deinen Nachfolgern selbst weiterhelfen, indem

  • Du diese Amtsbeschreibung für erste Amtsinhaber-Infos nutzt (bspw. Aufgabenbereiche hinterlegen), 
  • Diesen Ordner kannst Du dann, wie im Video unten zu sehen, auch sinnvoll direkt in der Amtsbeschreibung verlinken 
  • Und weiter hinterlegen, was sonst noch so beim Start im neuen Amt helfen kann (wie z. B. ein Link zu diesem Starterleitfaden für Euer Intranet). 

Ein Erklärvideo zur verbesserten Amtsübergabe

Fazit

Durch das systematische Einrichten und Pflegen von Gruppen und Ämtern gewinnt Eure Verbindung an Übersichtlichkeit und Effizienz. Jedes Mitglied weiß, wofür es zuständig ist, und die Kommunikationswege werden deutlich kürzer. Wer sich am Semesterstart kurz die Zeit nimmt, die Gruppeneinstellungen zu überprüfen (meist reichen unter 15 Minuten), erspart sich und der gesamten Verbindung viele unnötige E-Mails und Missverständnisse im Semesterverlauf. Und für das spätere Leben und den Umgang mit Systemmoftware ist auch gleich noch etwas gelernt.

Weitere Details: 

In diesem Blogbeitrag hast Du gelernt, wie Gruppen und Ämter Deine Verbindung einfach strukturieren und Du sie optimal einstellst, um dein Verbindungsleben so einfach wie möglich zu gestalten. 

Im nächsten Schritt geht es um einen der wichtigsten Punkte während des Semesters: Veranstaltungen in Verbindungen. Hast Du diesen Schritt hinter Dir, hast Du den absoluten Großteil schon geschafft.

Du hast Fragen oder Anregungen zu diesem Post?
Dann schreib uns gerne an [email protected].  

Wir bauen diesen Leitfaden sukzessive aus, um Euch bei der Nutzung von Gaudeam, Corpshaus 2.0 und Habemus weiter zu unterstützen, damit Ihr den Mehrwert der Plattform bei Euch in der Verbindung weiter steigern könnt. Mit jedem Feedback von Euch erhöhen wir dadurch gemeinsam den Gesamtwert für alle!