Im vorangegangenen Teil des Leitfadens ging es um das Herzstück unseres Verbindungslebens, den gemeinsamen Treffen. Nun bauen wir darauf logisch auf und erklären, wie Ihr mithilfe Eures Intranets auch die allgemeine Kommunikation in Eurer Verbindung in kleinen Schritten stetig verbessern könnt.

Nachrichten im Forum: Steigert die Effizienz Eurer Kommunikation – was passiert, wann und wo?

Ein gut genutztes Forum kann die Kommunikation Deiner Verbindung positiv verändern. Es ist nicht nur praktischer als E-Mail-Verteiler, sondern auch nachhaltiger als kurzfristige WhatsApp-Nachrichten. Hier erfährst Du, warum Euer Intranet Eure neue Kommunikationszentrale für Wichtiges sein sollte.

Dieser Teil des Leitfadens ist wie folgt gegliedert:

  1. Warum überhaupt ein Forum?
  2. Neues Thema starten – wie greift das System ineinander?
  3. Dringende Nachrichten sagen E-Mail-Verteilern Lebewohl!
  4. Beispiele? Pro und contra zu WhatsApp und Co.
  5. Die App installieren.

Warum ein Forum und keine alten E-Mail-Verteiler?

Deshalb:

E-Mail-Verteiler sind ineffizient, unübersichtlich und verursachen Chaos in den Postfächern aller Beteiligten. Mittels des Forums jedoch werden Nachrichten zentral gespeichert, nach Themen sortiert und sind jederzeit für alle Berechtigten zugänglich. Keine verlorenen E-Mails oder überfüllte Postfächer ohne Durchblick mehr! Informationen bleiben stets nachvollziehbar und alle Mitglieder können zu einem Thema beitragen, ohne aus Versehen wichtige Details zu übersehen.

Es können auch Seitenkommentare und einfach Reaktionen genutzt werden, um z. B. Rückfragen zur Klärung zu stellen oder Zuspruch zu äußern. Das steigert zusätzlich Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

Dateien zu Diskussionen können sinnvoll dazu abgelegt werden.

Wechselt zum Beispiel ein Mitglied in einem Ausschuss oder Gremium und möchte sich der Neue in Vorangegangenes einarbeiten, muss er sich nicht durch etliche E-Mails wühlen.

Und das Thema DSGVO von E-Mail-Verteilern lassen wir in diesem Leitfaden mal ganz außen vor.

Was passiert wann und wo bei wem, wenn eine Forennachricht verfasst wurde?

Sobald eine Nachricht im Forum gepostet wird, passiert Folgendes:

Die Nachricht wird zentral abgelegt: Jeder, der nachträglich beitritt oder nicht sofort reagieren kann, findet die Nachricht im Forum und kann darauf zugreifen. Kein Risiko, auch ältere Informationen zu verpassen.

Digest: Jedes Gruppenmitglied – nicht zwingend alle Mitglieder der Verbindung! – wird in seinem nächsten Digest im eigenen Rhythmus über den Beitrag informiert. Vom Digest aus kommt man durch einen Klick direkt zur Diskussion und kann sich beteiligen. -> So können verschiedene Kreise von Mitgliedern über unterschiedliche Dinge diskutieren und auch wenn man keinen Kommentar im Forum hinterlassen möchte, bleiben dennoch alle sinnvoll informiert.

Aktualisierung: Der Beitrag ist jederzeit veränderbar und damit an aktuelle Entwicklungen anpassbar oder erweiterbar.

Erwähnungen: Hast Du in der Nachricht ein bestimmtes Mitglied oder eine ganze Gruppe mit „@…“ erwähnt, erhält diese/r eine Extramitteilung im Digest und per Push-Benachrichtigung auf dem Handy.

Anhänge: An alle Beiträge können alle Arten von Anhängen (Dokumente, Bilder Videos) angefügt werden, um bspw. das Geschriebene zu illustrieren.

Dringende Nachrichten (vgl. unten) werden als besonders wichtig markiert, sofort versandt und sorgen dafür, dass Mitglieder sofort reagieren.

Push-Notifikation vom Demo-Verein auf dem Handy

Ein Beispiel:

Wenn es also um eine Diskussion geht, ob man nicht adH einen Pool benötigt, erstellt man eine neue Diskussion für alle Mitglieder. Man kann dann z. B. eine Zeichnung hinzufügen, die zeigt, wo der Pool im Garten platziert werden kann. Alle Mitglieder erhalten in ihrer nächsten E-Mail-Zusammenfassung einen Hinweis zur Diskussion und können entscheiden, ob sie direkt aus der Mail per Klick im Forum eine Antwort (ebenfalls mit Anhang, wo ein besserer Ort für den Pool wäre) hinterlassen möchten oder ob ihnen das Thema nicht wichtig ist.

Ist das Thema dringend, weil am nächsten Wochenende bereits der Hausverein tagt, wählt man die Option dringende Benachrichtigung und alle Mitglieder erhalten eine gesonderte E-Mail und eine Push-Benachrichtigung.

Die Diskussion ist damit für alle Mitglieder offen und kann auch im nächsten Jahr, wenn wieder andere Mitglieder auf die Idee kommen, einen Pool anzuschaffen, nachvollzogen und mit neuen Argumenten für und gegen die Anschaffung unterstützt und weitergeführt werden.

Auf diese Art und Weise wurden auch schon komplette kostspielige Haussanierungen effizient und nachhaltig über das Intranet eines Nutzers geklärt, inklusive zugehöriger Sitzungen und Dokumentenablage, oder die aktuelle SpeF-Situation im sinnvollen Kreise besprochen und mit neuen Ideen verbessert. Verschiedenste Dinge, die über E-Mail-Verteiler oder WhatsApp zu keinem vergleichbaren Ergebnis geführt und vermutlich im Chaos geendet hätten.

Was sind dringende Nachrichten und welche Auswirkungen haben sie?

Dringende Nachrichten im Forum sind für wichtige, zeitkritische Informationen gedacht – zum Beispiel kurzfristige Änderungen von Veranstaltungen (bald werden hierfür Ankündigungen freigeschaltet) und/oder solche, die alle Gruppenmitglieder erreichen sollen.

  • Diese Nachrichten lösen für Nutzer der App Push-Benachrichtigungen aus.
  • Zudem wird eine sofortige gesonderte Mail mit dem Verfasser als Absender und dem Thema des Foreneintrag als Betreff versandt.
  • Diese E-Mail geht an alle (!) Gruppenmitglieder in den nächsten Minuten raus, selbst wenn sie keinen Digest abonniert oder sich noch nicht im Intranet angemeldet haben.

Durch diese Funktion stellst Du sicher, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen oder ignoriert werden und wirklich alle erreicht werden. Dringende Nachrichten im Forum ersetzen die althergebrachten E-Mail-Verteiler durch eine effizientere, modernere und DSGVO-konforme Variante. Es gibt also so viele E-Mail-Verteiler wie Gruppe in der Plattform.

Was sind Beispiele für Nachrichten, die im Forum besser geeignet sind, als bei WhatsApp oder per E-Mail?

WhatsApp ist praktisch für spontane, informelle Nachrichten, aber für verbindungsrelevante Themen fehlt es an Übersichtlichkeit. Im Forum lassen sich langfristige Diskussionen und wichtige Informationen viel besser dokumentieren und an tatsächlich alle Corps-/Bundesbrüder (mit E-Mail) verteilen. Dazu gehören zum Beispiel die folgenden Themen der internen Kommunikation:

  • Veranstaltungsplanung: Ein detailliertes Forumsthema mit Diskussionen, Aufgabenverteilung, Mitfahrgelegenheiten und Rückmeldungen … alles sauber an einem dedizierten Ort.
  • Protokolle und Ankündigungen: Gut strukturiert, jederzeit auffindbar – sowohl mit Anhängen als auch mit Verlinkung der Dateiablage der Plattform.
  • Wichtige Themen wie Satzungsänderungen, Hausausbauten, Nachwuchsgespräche, … die über Wochen oder Monate, teilweise in kleineren Gruppen hinweg besprochen werden und deren Ergebnisse oder auch ganzen Diskussionen an sich auch noch in fünf Jahren nachvollziehbar sein sollen.
  • Allgemeine Themen mit Mehrwert in der Zukunft. Beispiel: Du willst nächsten Winter ins beste Skigebiet und startest eine Rundfrage im Kreise deiner Corpsbrüder? … die Ergebnisse sind sicherlich auch die nächsten Jahre noch für andere Interessant.

Der Vorteil: Informationen sind klar strukturiert und gehen nicht in einem endlosen Chatverlauf unter oder verstopfen E-Mail-Postfächer. Außerdem kann jeder zu einem Thema zurückkehren und sich einbringen, auch wenn er gerade verhindert ist und du später dazu stößt.

Die App installieren – weshalb und wie funktioniert‘s?

Um das Forum und das gesamte Intranet effizient zu nutzen, solltest Du die App auf Dein Smartphone laden. Dadurch verpasst Du keine wichtigen Benachrichtigungen und hast jederzeit Zugriff auf aktuelle Diskussionen und Kontaktdaten aller Mitglieder.

Einige Vorteile der App:

  • Push-Benachrichtigungen: Bequem am Handy informiert bleiben.
  • Sofortiger Zugriff: Ob unterwegs oder daheim, Du kannst jederzeit Kontaktdaten einsehen, Nachrichten lesen und darauf reagieren.
  • Übersichtlichkeit: Die App bietet eine einfache Navigation und eine optimierte Darstellung aller Forenbeiträge.
  • Bilder: Du erinnerst Dich an die Veranstaltungen? In der App kannst Du einfach Bilder zu Selbigen direkt hochladen.
  • Voller Funktionsumfang: Natürlich sind auch alle weiteren Funktionen der Plattform für das Smartphone optimiert nutzbar.

So geht’s:

  1. Installiere die App über Deinen favorisierten Browser (Erklärvideo im Hilfesystem).
  2. Melde Dich mit Deinen Zugangsdaten an.
  3. Nach dem Einloggen erscheint ein automatisierter Wizard, der für Dich die Push-Benachrichtigungen einrichtet. Wenn Du dies später machen möchtest, findest Du die Option nach einem Tipp auf Dein Profilbild oben rechts in der Ecke.

Fazit

Das Forum ist Eure zentrale Anlaufstelle für klare und strukturierte Kommunikation. Dazu gehört vielleicht nicht jede schnelle Nachricht unter Corps-/Bundesbrüdern oder -schwestern, aber umso nachhaltiger und umfassender ein Thema ist, umso besser ist es in Eurem Intranet aufgehoben. Es vermeidet das Chaos veralteter E-Mail-Verteiler und ist besser für langfristige Diskussionen geeignet als WhatsApp. Mit der richtigen Nutzung des Forums – und der dazugehörigen App – bleiben alle immer auf dem neuesten Stand, ohne wichtige Informationen zu verpassen.

Nächste Schritte:

  • Stellt sicher, dass möglichst viele Mitglieder die App installiert haben.
  • Nutzt das Forum für alle verbindungsrelevanten Themen und Diskussionen.
  • Kennzeichnet dringende Nachrichten richtig, damit jeder sofort reagieren kann.

 


Der Starterleitfaden von Gaudeam, Habemus und Corpshaus 2.0:

  1. Gruppen und Ämter (25%) – Grundlagen verstehen
  2. Veranstaltungen (50%) – Die Basis
  3. Forum und Kommunikation (15%) – Zusammenhänge verstehen
  4. Sonstiges (10%) – Tipps und Tricks

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Wir bauen diesen Leitfaden sukzessive aus, um Euch bei der Nutzung von Gaudeam, Corpshaus 2.0 und Habemus weiter zu unterstützen, damit Ihr den Mehrwert der Plattform bei Euch in der Verbindung weiter steigern könnt. Mit jedem Feedback von Euch erhöhen wir dadurch gemeinsam den Gesamtwert für alle!