Starter-Leitfaden – Veranstaltungen – 2/4

Im letzten Beitrag ging es um Ämter und Gruppen. Sind diese soweit korrekt eingerichtet und damit der verwaltungstechnische Grundstein gesetzt, ist der nächste logische Schritt darauf die Basis unseres Zusammenkommens aufzubauen: unsere Kneipen, Stiftungsfeste und sonstige Zusammenkünfte – kurz, unsere Veranstaltungen.

Der Artikel ist wie folgt gegliedert:

1. Wie erstelle ich Veranstaltungen?
2. Warum überhaupt? Was passiert nach dem Erstellen einer Veranstaltung?
3. Wie füge ich Termine dem Semesterprogramm hinzu?
4. Warum und wie synchronisiere ich meinen Kalender?
5. Bonus: So haltet Ihr Erinnerungen lebendig!

Warum sind Veranstaltungen im Intranet wichtig für Deine Verbindung?

Veranstaltungen sind das Herzstück Deiner Verbindung. Sie bieten den Rahmen, in dem Traditionen gepflegt und Freundschaften vertieft werden. Gut organisierte Veranstaltungen fördern den Zusammenhalt, ziehen neue Mitglieder an und stärken das Netzwerk Deiner Verbindung. Von feierlichen Kommersabenden, über Online-Treffen, bis hin zu gemeinsamen sportlichen Aktivitäten – sie sind jedes Mal eine Gelegenheit, das Verbindungsleben zu zelebrieren.

1. Wie erstelle ich Veranstaltungen?

Das Erstellen einer Veranstaltung auf der Plattform ist einfach und spart allen Beteiligten Zeit! Eine Veranstaltung ist immer an eine bestimmte Gruppe/Amt gebunden bzw. für diesen Personenkreis erstellt. So geht’s:

1. Sowohl auf der Startseite als auch im Forum oder auf der Kalenderseite findest du rechts oben einen Knopf „Neue Veranstaltung“. Klicke darauf.
2. Lege zunächst die wichtigsten Daten wie Titel, Datum und Uhrzeit fest und überlege, ob die Veranstaltung mit ins Semesterprogramm aufgenommen werden soll.
3. In der Beschreibung kannst du den potentiellen Teilnehmern alles Wichtige mitteilen. Soll es schnell gehen, kannst Du die Beschreibung auch erstmal weglassen.
4. Im Abschnitt Organisation kannst Du
   • den Teilnehmerkreis und damit Adressatenkreis anpassen (vgl. hierzu den Abschnitt “Warum sind Gruppen wichtig”),
   • den Zugang und die Sichtbarkeit einschränken (soll jeder die Veranstaltung sehen oder nur der Adressatenkreis?) und festlegen, ob Gäste angemeldet werden können, 
   • die Verantwortlichkeit festlegen und  
   • den Ort bzw. einen Link zu einem Videochat hinterlegen.
5. Noch bevor Du die Veranstaltung speicherst, kannst Du dazu noch festlegen, ob und wann noch nicht angemeldete Mitglieder erinnert werden und/oder eine dringende Benachrichtigung (sofortige Mail an alle Gruppenmitglieder und Pushbenachrichtigung in der App) hinzugefügt werden soll. 
6. Speicher die Veranstaltung und es ist schon geschafft. 

Erklärung in Videoform

Tipp: Nutzt die Möglichkeit, häufige Veranstaltungen wie Kneipen oder Stammtische im Voraus zu planen. Einfach die wichtigsten Eckdaten einfügen, weitere Details können jederzeit nachgetragen werden. Ein Amt kann sich mit solchen Terminen sogar Deadlines eintragen (Beispiel: Consenior für Tag xy „Bierbestellung“) … dank Kalendersynchronisation hat er seine To-do-Liste damit immer dabei.

2. Was passiert nach dem Einstellen einer Veranstaltung?

Sobald Du die Veranstaltung erstellt hast,

• wird sie automatisch im Kalender der Gruppe angezeigt und ist damit für alle Gruppenmitglieder sichtbar. 

• haben diejenigen, die ihren Kalender mit Apple/Google/Outlook/… synchronisiert haben, den Termin automatisch vermerkt,

• können Mitglieder (mit Gästen) zu- oder absagen, was Euch/den Organisatoren bei der Planung hilft, 

• außerdem können alle Bundes-/Corpsbrüder einsehen, wer noch kommt, was die Entscheidung ebenfalls aufzuschlagen erleichtert

• macht es denjenigen mit installierter App auf dem Handy eine automatisierte Push-Benachrichtigung, noch einfacher zu- oder abzusagen, 

• stellen es regelmäßige Erinnerungen in der E-Mail-Zusammenfassung (Digest) sicher, dass niemand den Termin vergisst und auch daraus zusagen kann. 
  

• können bestehenden Fragen zu Events (z. B. nach einer Mitfahrgelegenheit) strukturiert von allen Beteiligten gesehen und beantwortet werden, sodass diese nicht in Whatsapp-Gruppen untergehen, und 
  

• können BALD konkrete Annocierungen zu Veranstaltungen von den Organisatoren genau mit dem Personenkreis geteilte werden, den sie erreichen möchten (z. B. alle, die noch nicht zu- oder abgesagt haben um selbiges bitten oder bei einer Planänderung alle Teilnehmer darauf hinweisen usw..) 

Damit sorgt Ihr für eine klare Kommunikation und erspart Dir (und anderen) unnötige Nachfragen.

3. Wie füge ich die Termine dem Semesterprogramm hinzu?

Das Semesterprogramm ist der offizielle Fahrplan Deiner Verbindung für das gesamte Semester. Alle wichtigen Veranstaltungen und Aktivitäten sollten darin erscheinen, um sie langfristig zu planen und allen zugänglich zu machen. Vor einigen Jahren noch wurden viele Semesterprogramme gedruckt und an jedes Mitglied teuer per Post verschickt. Heute geht das Ganze viel einfacher und günstiger im Intranet!

So funktioniert es:

• Entweder wählst Du direkt beim Erstellen eines Termins die Option “Zum Semesterprogramm hinzufügen” (im Abschnitt “Organisation”) aus 

• oder Du navigierst zu einer bestehenden Veranstaltung und klickst auf der Veranstaltungsseite oben rechts auf den Button “+ Zum Semesterprogramm”. 

Vorteile: 

• Das Semesterprogramm bietet auf einer eigenen Seite eine zentrale Übersicht aller wichtigen Veranstaltungen und verhindert, dass etwas vergessen wird. 

• Durch die Archivfunktion kann nachgesehen werden, was bspw. im letzten Wintersemester für Veranstaltungen stattgefunden haben, um eine Inspiration für das kommende WS zu haben. (Siehe im Screenshot die Pfeile oben links und rechts.) 

• Das Semesterprogramm kann damit auch einfach auf der Plattform innerhalb des Verbandes geteilt werden. 
• Es kann als ics-Datei zum weiteren Gebrauch gedownloadet werden und per Feed-synchronisation sogar einfach auf der eigenen Website eingebunden werden (siehe folgender Screenshot). Damit muss das Semesterprogramm nur noch im Intranet gepflegt werden und ist automatisch auch auf der Verbindungseigenen-Website stets aktuell.

4. Warum und wie synchronisiere ich meinen persönlichen Kalender?

Die Synchronisation Deines Kalenders sorgt dafür, dass Du alle verbindungsrelevanten Termine Deiner Gruppen direkt in Deinem persönlichen Kalender (Google, Outlook, Apple, …) siehst: keine doppelten Einträge, vergessene Geburtstage oder verpassten Veranstaltungen mehr! Und wenn es eine Veränderung bei einem Termin gibt, muss keine neue ics-Datei verschickt werden, sondern die Änderung ist spätestens am nächsten Tag synchronisiert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Gehe zum Bereich Kalender und wähle „Persönlicher Kalender“. 
2. Hier siehst Du die ical-URL, die du in jeden beliebigen digitalen Kalender importieren kannst. 
3. Ab sofort erscheinen alle (Deine) Veranstaltungen der Verbindung automatisch in Deinem Kalender. Wohnst Du in München, aber es wurde eine Veranstaltung in der Hamburger Gruppe erstellt, wirst Du bzw. Dein Kalender davon nicht genervt. Im Gesamtkalender wird Dir die Veranstaltung aber angezeigt.

Dies ist besonders nützlich, um Verbindungsveranstaltungen mit anderen Terminen im Alltag abzugleichen. Außerdem findest Du in den Kalenderterminen alle Informationen, die auch auf der Plattform hinterlegt sind (z. B. die Adresse) und kannst Dich auch gleich aus Deinem externen Kalender an- und abmelden (Apple stellt dies leider noch nicht komplett zur Verfügung).

Bonus: Bilder zu Veranstaltungen – So haltet Ihr Erinnerungen lebendig!

Fotos sind ein unverzichtbarer Teil der Verbindungskultur. Sie dokumentieren die Höhepunkte Eurer Veranstaltungen und lassen auch inaktive Mitglieder oder Alte Herren am Verbindungsleben teilhaben, wenn Sie es nicht adH geschafft haben. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung: 

1. Gehe zur Veranstaltungsseite, für die Du Bilder hochladen möchtest. 
2. Scrolle zum Abschnitt “Neue Antwort” und nutze den “Fotos hochladen”-Knopf, um dort Bilder per Drag & Dropp abzulegen oder per Klick aus deinen Dateien auszuwählen. 
3. Wenn Du möchtest, gib noch einen kurzen Kommentar im Textfeld ab und klicke auf speichern. 
4. Bist du Organisator der Veranstaltung, kannst Du sie auch gleich den Highlight-Galerie hinzufügen, damit die Fotos noch besser zur Geltung kommen. 

 

Tipp: Teste jetzt, wie einfach es geht … lade jetzt für mindestens drei vergangene Veranstaltungen zwei Fotos hoch und markiere sie als Highlight. So zeigst Du Deiner Verbindung, was bereits passiert ist und schaffst einen visuellen Rückblick. Deine Bundes-/Corpsbrüder werden Dir dankbar sein und auch animiert werden Erinnerungen zu teilen!

Fazit

Veranstaltungen beleben Deine Verbindung und fördern den Zusammenhalt. Mit wenigen Schritten kannst Du in Deinem Intranet Veranstaltungen organisieren, den Überblick über Termine behalten und Erinnerungen in Form von Fotos festhalten. Nutzt diese Tools, um Euer Semesterprogramm strukturiert und spannend zu gestalten und Euch auch in der Zukunft bei Rückblicken noch darüber zu freuen. Die Bilder sind auch in 10 Jahren noch zu der korrekten Veranstaltung gespeichert und lassen Erinnerungen wieder aufleben.

Jetzt weißt Du, warum es wichtig ist, alle Veranstaltungen (zumindest die) des Semesterprogramms auf der Plattform zu erstellen und dort Fotos hochzuladen. 

Nächste Schritte: 

• Erstellt Eure bevorstehenden Veranstaltungen. 

• Synchronisiere Deinen persönlichen Kalender. 

• Ladet Fotos vergangener Events hoch, um die Verbindungschronik zu beleben und langsam aber nachhaltig aufzubauen. 

Zieht es dieses Semester durch und Ihr werdet sehen, wie mehr und mehr Leben in Eurem Intranet und damit automatisch in Eurer Verbindung entsteht … und auch diejenigen, die eher ruhig sind freuen sich über die geteilten Informationen.

Im nächsten Beitrag dieses Leitfadens geht es dann darum, wie das Forum Eures Intranets mit seinen verschiedenen Funktionen Euer Verbindungsleben tatsächlich erleichtert.

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Wir bauen diesen Leitfaden sukzessive aus, um Euch bei der Nutzung von Gaudeam, Corpshaus 2.0 und Habemus weiter zu unterstützen, damit Ihr den Mehrwert der Plattform bei Euch in der Verbindung weiter steigern könnt. Mit jedem Feedback von Euch erhöhen wir dadurch gemeinsam den Gesamtwert für alle!