Keilarbeit in Verbindungen: Von der Papierliste zum System

 

Keilarbeit in der Verbindung ist ein Thema, das jeden Bund Zeit seines Bestehens begleitet. Stets müssen sowohl Aktive als auch Inaktive und auch Alte Herren Keilarbeit betreiben, denn: Ohne kontinuierliche Nachwuchsgewinnung gibt es keinen langfristig erfolgreichen Bund.

Trotzdem läuft die Keilarbeit in vielen Verbindungen noch erstaunlich analog und schwerfällig. Irgendwo existiert eine Spefuchsenliste als (veraltete) Excel-Datei. Der Fuchsmajor hat zusätzlich Notizen auf seinem Handy. Andere Chargierte kennen wiederum eigene Kontakte. Ein engagierter Inaktiver hat damals einen Dropbox-Ordner zu dem aber keiner mehr Zugang hat. Wenn dann ein Semester endet, beginnt das große Puzzeln von vorne, bevor man überhaupt zur eigentlichen Keilarbeit kommen kann. Oder besagtes Puzzeln braucht bereits so viel Zeit, dass man als Aktiver von dieser „Arbeit“ schon erschöpft ist und das eigentlich Wichtige nicht mehr angeht.

Was gehört zum Puzzeln?
Wer war eigentlich zuletzt mit dem Spefuchs essen? Wer hat ihn zur letzten Kneipe eingeladen? Und kommt der Interessent überhaupt noch adH? Wie alt war der Sohn von AH Sauphstark nochmal und was wollte er vielleicht studieren?

Dazu kommt: Spefüchse erwachsen bekanntlich aus vielen unterschiedlichen Quellen:

  • Kontakte über die Universität
  • Empfehlungen von Alten Herren
  • Freunde und Familie von Bundesbrüdern
  • Schülerverbindungen
  • WG-Gesucht und ähnliche Plattformen
  • Partiesund öffentliche Abende

Je mehr Kontakte eine Verbindung pflegt, desto wichtiger wird eine strukturierte Organisation.

Das Problem: Niemand weiß mehr, was der letzte Stand war.

 

Viele Verbindungen führen irgendeine Form von Spefuchsen- bzw. Keilgastliste. Auf den ersten Blick scheint das ausreichend.

Doch spätestens bei einer Chargenübergabe zeigen sich die Schwächen:

  • Die Liste liegt auf dem privaten Laptop des letzten Fuchsmajors.
  • Es gibt mehrere unterschiedliche Versionen.
  • Niemand weiß, welche Datei aktuell ist.
  • Kontakte fehlen oder sind veraltet.
  • Gesprächsnotizen wurden nie dokumentiert.
  • Der letzte Fuchsmajor war leider nicht der Hitund hat alles mehr schlecht als recht geführt.

 

Wenn der neue Convent sich nun um seine Spefüchse kümmern will, kommen genau diese Fragen auf: … manche Keilgäste waren erst vor zwei Wochen und manche vor zwei Semestern das letzte Mal adH. Wer ist sein Ansprechpartner?Woher stammt der Kontakt? Wie groß ist sein Interesse? Kann er einen Bierjungen trinken?

Zu jeder Frage haben unterschiedliche Bundesbrüder unterschiedliche Antworten. Denn wenn die Übergabe nicht vollständig und nicht systematisch verlaufen ist, geht wichtiges Wissen verloren.

Genau hier scheitert oft eine ansonsten engagierte Nachwuchsgewinnung in Studentenverbindungen. Nicht am Willen, sondern am Weg.

Keilarbeit systematisch statt zufällig gestalten

Erfolgreiche Verbindungen verlassen sich nicht auf Zufälle. Sie behandeln Keilarbeit wie jeden anderen wichtigen Bereich der Verbindung: strukturiert und nachvollziehbar.

Deshalb sollten zu jedem Spefuchs mindestens folgende Informationen strukturiert und fest dokumentiert werden:

  • Kontaktdaten
  • Wie kam der Kontakt zu uns auf?
  • Zuständiger Ansprechpartner
  • BesucheadH
  • Letzter Kontaktpunkt
  • Persönliche Interessen
  • Aktueller Status

So wird aus einer losen Namenssammlung ein echtes Werkzeug für die Nachwuchsarbeit. Das erscheint auf den ersten Blick nach „Arbeit“, aber jeder, der sich dieser Arbeit einmal ein paar Wochen gewidmet hat, weiß, dass es langfristig etliche Stunden spart und zu mehr qualitativem Nachwuchs führt und damit nicht nur effizienter, sondern auch erfolgsversprechender als ohne sinnvolles Werkzeug ist.

 

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass sich alle zuständig fühlen … und es am Ende niemand ist.

Deshalb sollte jeder Spefuchs einen klaren Ansprechpartner/Verantwortlichen haben. Dieser kümmert sich um:

  • Einladungen,
  • Rückfragen,
  • Kennenlernen der Aktivitas,
  • Nachverfolgung von Gesprächen.

Dadurch entsteht Verbindlichkeit auf beiden Seiten. „Verbindlichkeiten“ ist nicht nur in der Unternehmenswelt ein Zauberwort, sondern auch bei (erfolgreichen) Verbindungen spielen genau diese immer wieder eine Rolle. Hier haben wir ein perfektes Beispiel in zweierlei Hinsicht dafür, wie man im Verbindungskontext bereits für das spätere Leben lernen kann. Auch ein Personaler in einem Unternehmen arbeitet nicht (mehr) mit Zettel und Stift, sondern mit sinnvollen Werkzeugen. Ein Top-Fuchsmajor hat so bereits seine ersten Erfahrungen und Lorbeeren für eine spätere Personalerlaufbahn verdient.

Kontakte müssen dokumentiert werden

Eine gute Keilarbeit systematisch zu organisieren, bedeutet auch, Kontaktpunkte festzuhalten.

Wenn ein Spefuchs:

  • eine Kneipe besucht,
  • auf einer Veranstaltung war,
  • mit Bundesbrüdern essen gegangen ist,
  • oder längere Zeit nicht reagiert hat,

sollte das dokumentiert werden.

Dadurch kann jeder Chargierte sofort erkennen, auf welchem Stand sich der Interessent befindet. Vor allem natürlich der Fuchsmajor, dessen Aufgabe es ist, den Überblick zu behalten und nicht jeden einzelnen Spefuchs selbst zu kennen und zu beackern.

Der Semesterwechsel ist dabei ein kritischer Moment. Besonders problematisch wird es beim Amtswechsel: Der alte Fuchsmajor verabschiedet sich, der neue übernimmt die Verantwortung. Genau in diesem Moment geht häufig wertvolles Wissen verloren.

Die Folge:

Manche Spefüchse werden doppelt angeschrieben. Andere werden versehentlich vergessen. Und wieder andere verschwinden komplett aus dem Blickfeld der Verbindung. Gerade deshalb sollte die gesamte Spefuchsenarbeit nicht an einzelnen Personen hängen, sondern in einem zentralen System dokumentiert sein.

Die digitale Lösung für moderne Keilarbeit

Genau hier setzt Gaudeam an.

Statt einer veralteten Excel-Datei oder einer schwer auffindbaren Spefuchsenliste bietet Gaudeam eine zentrale Spefuchsenverwaltung für die gesamte Verbindung, nach selbst festlegbaren Rechten und Pflichten.

Für jeden Spefuchs können Informationen wie:

  • Kontaktdaten
  • Wie kam der Kontakt zurVerbindung
  • Anzahl der BesucheadH
  • Studieninteressen
  • PotentiellerStudienbeginn
  • Zuständige Bundesbrüder
  • Gesprächsnotizen
  • Einschätzung der Aktivwerdungswahrscheinlichkeit
  • Und vieles weiteres

zentral hinterlegt werden.

Zusätzlich kann individuell festgelegt werden, wer die Spefuchsenliste einsehen oder bearbeiten darf. Dadurch bleibt die gesamte Keilarbeit der Verbindung transparent, nachvollziehbar und auch über mehrere Semester hinweg erhalten.Die Berechtigungen zum Einsehen der Kontaktdaten können natürlich individuell eingestellt werden

Der große Vorteil: Beim Chargenwechsel bleiben alle Informationen erhalten. Der neue Fuchsmajor übernimmt nicht nur das Amt, sondern direkt den vollständigen Wissensstand.

Auf diese Weise arbeiten Verbindungen mit über 200 SpeFüchsen in der Kartei … und nein, wir sagen nicht wer das ist.

Mehr zum System erfahren Sie unter gaudeam.de. Dort finden Sie auch weitere Blogposts, die weitere typische Probleme von Studentenverbindungen und dazu passende Lösungen thematisieren.

Sie wollen Gaudeam näher kennenlernen? Klicken Sie auf der Website auf Kontakt, wir melden uns mit Detailinformationen und vereinbaren einen Democall in dem Sie auch erfahren, wie digitale Keilarbeit die Nachwuchsgewinnung Ihrer Studentenverbindung nachhaltig verbessert. Denn erfolgreiche Spefuchsenarbeit beginnt nicht mit einer Excel-Datei, sondern mit einem nachhaltigen und strukturierten System, das genau für dieses Problem konzipiert ist.